Ein Roboter extrahiert binnen Sekunden Anforderungen aus Dokumenten für die Auftragsvergabe. Ein komplexer Algorithmus hilft dabei, die beste Wahl zu treffen. So funktioniert ein neues digitales Programm, das die Auftragsvergabe effizienter machen soll.
Das schwedische Unternehmen Pro Tendering hat ein digitales Programm für die Auftragsvergabe entwickelt. Ein sogenannter RPA-Roboter scannt die Anforderungsdokumente und listet die Anforderungen auf. So kann der Auftraggeber sie leicht bearbeiten und für die Priorisierung gewichten.
Das Programm unterstützt auch die Verwendung von funktionalen Anforderungen, Bewertungsparametern und Risikobewertung. Dadurch werde auch die Qualität der Beschaffung deutlich verbessert, so das Unternehmen.
Die Vision sei, den Beschaffungsprozess weltweit radikal zu rationalisieren. „Die Auftragsvergabe funktioniert im Grunde in allen Ländern gleich. Stellen Sie sich vor, dass das Einlesen und die Extraktion von Anforderungen nicht mehr Tage oder Wochen dauert, sondern nur noch Sekunden. Das leistet unsere Software‟, sagt John Murray, einer der beiden Gründer.
So kann das Programm zum Beispiel 660 Muss-Anforderungen und 4 Soll-Anforderungen aus dem 405 Seiten langen Text Proposition till Lagen om Offentlig Upphandling (dt.: Vorschlag für das Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen) in nur 1 Sekunde extrahieren. Manuell hätte dieser Vorgang Tage gedauert.
Mitbegründer Peter Sandberg ergänzt: „Hinzu kommt, dass das Programm hilft, von einfachen Soll-Anforderungen zu komplexeren, aber relevanten Anforderungsbildern zu gelangen, die zu besseren Ergebnissen führen. Als Beispiel könnte man die Umstellung vom niedrigsten Einkaufspreis auf eine Preisgestaltung über den gesamten Lebenszyklus nennen. Unser Tool wird international enorme Summen einsparen ‒ von denen ein großer Teil Steuergelder sind‟, sagt Mitbegründer Peter Sandberg.
Mehr Klarheit für Bieter
Häufig haben Bieter Schwierigkeiten zu verstehen, was genau angefragt wird. ProTendering möchte ihnen ein besseres Verständnis dafür vermitteln, was wichtig ist. Je mehr Soll-und funktionale Anforderungen die Vergabe beinhaltet, desto größer ist die Chance, dass der Bieter innovative Vorschläge machen kann. Mit dem Programm erstellte Anfragen sind in einem übersichtlichen Excel-Format dargestellt, in das die Bieter direkt ihre Antworten eintragen können. So gehen die Antworten sortiert ein und werden von ProTendering auch automatisch eingelesen. Dadurch lassen sich die Angebote Anforderung für Anforderung besser miteinander vergleichen. Was unheimlich viel Zeit spart.
Das Programm wird nun sowohl in Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor getestet. Ziel ist es, es bis Ende 2021 auf den Markt zu bringen.
Quelle: Upphandling 24